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10 consigli di business writing per comunicare con efficacia nel lavoro

Già in precedenza mi ero occupata della scrittura professionale. In questo articolo, ho elaborato 10 semplici consigli di business writing.

 

business writing

 

Nonostante la falsa convinzione di molti, secondo cui scrivere bene non è importante nel mondo del lavoro, conoscere le regole più importanti di un efficace business writing rappresenta sicuramente un vantaggio competitivo.

 

Siamo bombardati di parole, tutto il giorno, ogni giorno: e-mail, brochure, relazioni, lettere, annunci, discorsi, articoli, presentazioni PowerPoint e molto altro ancora.

 

Non puoi permettere che il tuo business writing sia sciatto, che non spinga i tuoi clienti a comprare i prodotti o i servizi della tua azienda o che non incoraggi i tuoi dipendenti a lavorare di più.

Ecco alcuni suggerimenti per far risaltare i tuoi messaggi.

 

  1. Conosci il tuo pubblico

È un vecchio detto del settore pubblicitario: un messaggio rivolto a tutti spesso non piace a nessuno.

 

Per comunicare in modo efficace, devi conoscere i tuoi lettori. Conoscono il tuo settore? Sono in grado di resistere al tuo messaggio? Sono giovani o anziani, abitano in grandi città o in una piccola città di provincia, sono laureati o diplomati?

 

Suggerimento: immagina il lettore-tipo. Lei è una studentessa universitaria di una piccola città o un pensionato di una grande città del nord?

 

  1. Conosci il tuo messaggio

 

Prima di digitare una parola, decidi cosa stai cercando di ottenere. Vuoi semplicemente condividere delle informazioni? Hai bisogno di spiegare un concetto difficile? Vuoi spingere i tuoi lettori ad agire? Soprattutto, qual è il tuo messaggio chiave?

 

  1. Pensa come un reporter

 

È stupefacente quanti siti web di hotel e ristoranti non includano un’informazione essenziale: l’indirizzo. Assicurati che il tuo documento contenga le risposte alle Five W: Who, What, Where, When, Why e How.

 

Suggerimento: mostra il documento a qualcuno al di fuori della tua azienda e chiedigli se manca qualcosa.

 

  1. Elimina i cliché

 

Moltissimi siti sono stracolmi di cliché logori e abusati. Quando trovi un cliché, prova ad usare una metafora più fresca per la stessa idea: invece di “pensare fuori dagli schemi, che dire del “distacco dalla mandria”?

 

Spesso dire semplicemente cosa intendi è una mossa vincente.

 

  1. Elimina il gergo

 

Ogni settore ha i suoi acronimi e termini tecnici. Se stai scrivendo per persone al di fuori del tuo campo- tra cui i tuoi potenziali clienti- sbarazzati del gergo o potresti creare confusione.

 

Suggerimento: se non puoi assolutamente evitare di usare il gergo, almeno spiegalo. Ad esempio, in un pagina Web è possibile inserire un collegamento ipertestuale alla definizione.

 

  1. Sii breve

 

Frasi brevi, paragrafi brevi e documenti brevi hanno una maggiore possibilità di catturare l’attenzione dei lettori. Questo è particolarmente vero per le e-mail e altri documenti elettronici.

 

Ecco alcuni suggerimenti:

 

  • Elimina gli aggettivi ridondanti. Tutti gli amici sono personali: tutte le innovazioni sono nuove; tutti i disastri sono seri.
  • Taglia le frasi troppo lunghe. Perché dire “Siamo nella fase di aggiornamento dei nostri sistemi”, quando puoi semplicemente dire “Stiamo aggiornando i nostri sistemi”?
  • Non usare coppie di verbi/sostantivi. Non “prendere una decisione” o “effettuare un miglioramento”. Basta “decidere” o “migliorare”.

 

  1. Rendi il documento semplice da leggere

 

Spesso le persone scremano i documenti per ottenere le informazioni chiave, prima di decidere di leggere tutto. Rendi questo processo facile.

 

  • Scrivi chiaramente la tua mail o il titolo dell’articolo.
  • Metti le scadenze e altri punti chiave in grassetto.
  • Suddividi i messaggi con sottotitoli descrittivi.
  • Utilizza gli elenchi puntati.
  • Assicurati che le informazioni più importanti siano in alto.

 

Suggerimento: prova a scrivere come parli.

 

  1. Lascia perdere i simboli e le abbreviazioni

 

Quando mandi un messaggio ai tuoi amici puoi usare “&”, “ecc.” e altri ancora. Ma se stai scrivendo per impressionare clienti, dipendenti o investitori, usa parole complete. È semplicemente più professionale.

 

Suggerimento: se usi frequentemente determinati simboli, metti una nota sullo schermo del tuo computer che ti ricordi di “cercarli e sostituirli”.

 

  1. Usa la forma attiva

 

Qual è la differenza tra queste due frasi?

 

  • Gli sconti saranno applicati su tutti i nuovi acquisti.
  • L’Ottica A Prima Vista applicherà gli sconti su tutti i nuovi acquisti.

 

Nel primo caso, non sappiamo chi fornirà lo sconto. Nel secondo, l’Ottica A Prima Vista è il soggetto della frase.

In termini grammaticali, la prima frase è nella forma passiva e la seconda nella forma attiva.

 

Ok. Ma perché questo dovrebbe interessarti?

 

Mettere le frasi nella forma attiva è un modo rapido per illuminare la tua scrittura. Le frasi in forma attiva sono spesso più brevi e solitamente più chiare di quelle in forma passiva e ispirano maggiore fiducia nei lettori. Tutti vogliono sapere chi sta facendo cosa.

 

Suggerimento: chiediti: “chi agisce in questa frase?” Se quella persona o organizzazione non è nella frase, aggiungila come soggetto.

 

  1. Correggi le bozze

 

I correttori ortografici sono strumenti utili, ma sono tutt’altro che perfetti. Raramente ti avvisano quando hai usato una parola nel contesto sbagliato. Correggi i tuoi documenti prima di stamparli o inviarli.

 

Suggerimento: leggi i documenti ad alta voce per individuare le parole mancanti o errate. E se vedi un errore, leggi il resto del paragrafo da vicino: i refusi tendono a raggrupparsi.

 

 

Per avere maggiori dettagli o ricevere gratuitamente un preventivo, contattami (link alla pagina contatti) e riceverai a breve tutte le informazioni richieste.

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