Già in precedenza mi ero occupata di scrittura professionale e di business writing, in questo articolo parlo degli errori più comuni fatti dalle aziende quando si parla di business writing.

Quanti documenti aziendali si producono ogni settimana? Pensa alle innumerevoli e-mail; alle proposte per i clienti; alle relazioni; ai piani. Per necessità o per volontà, siamo una nazione di scrittori aziendali prolifici.

La qualità è essenziale. La quantità è preferibile. Il contenuto che produciamo è effettivamente buono? La triste verità è che molte aziende sembrano rassegnate a sprecare soldi mentre i loro impiegati passano ore a scrivere documenti orrendi. Peggio ancora, molti di questi contenuti non vengono mai letti.

È molto facile combinare pasticci di business writing. Rapporti e proposte sono spesso scritti in fretta, messi assieme all’ultimo minuto- con poca attenzione all’impressione che faranno o all’impatto che avranno.

La mancanza di tempo e lo stress non sono sempre evitabili, ma non esiste una vera ragione per cui le persone non dovrebbero essere in grado di scrivere bene. Scrivere è un’abilità che può essere appresa come qualsiasi altra. Anche gli scrittori più riluttanti possono migliorare i propri documenti aziendali imparando a evitare gli errori più comuni di business writing elencati di seguito:

Fare errori di battitura e grammaticali, non utilizzare la punteggiatura

Evita ad ogni costo gli errori dovuti a mancanza di attenzione. Dicono: “Questa persona non sa scrivere” o “Questa persona non si cura abbastanza di controllare ciò che ha scritto”. Questo spesso si traduce in un cliente che mette in dubbio quanta cura si avrà della propria attività. Leggi tutto. Controlla e ricontrolla e poi chiedi ad un collega di ricontrollare. L’editing secondario è difficile e altri occhi spesso possono trovare l’errore che tu non vedi.

Usare parole d’ordine e gergo

Le persone sono stanche di leggere parole come “sinergia” o “prestazioni elevate”. Crea dei documenti senza gergo che siano utili e parlino direttamente al lettore. Spiega eventuali acronimi e termini. È un falso mito che il lettore si senta rassicurato dalle spiegazioni: i lettori si sentono rassicurati dalla reiterazione di termini che già conoscono.

Dimenticare il lettore

Piuttosto che concentrarti solo sullo scrivere, pensa un attimo anche al lettore. Che informazioni vuole? In quale forma? Con quanti dettagli? Qual è il messaggio principale? Pianifica e struttura il tuo documento in base alle esigenze del cliente. Solo allora dovresti iniziare a scrivere.

Usare frasi lunghe e elaborate

Queste non sono segno di intelligenza e i tuoi lettori sono troppo occupati per passare il tempo a decifrarle. Chi vuole tradurre parole e frasi complicate prima di iniziare a capire il messaggio principale? Un contenuto chiaro e conciso trasmette un messaggio chiaro. Mantieni il tuo documento semplice e attento al punto centrale. Intellettuale non significa incomprensibile.

Usare frasi complesse

Le persone non danno ai documenti aziendali la loro totale attenzione. È probabile che abbiano altre cose per la testa, quindi, aiutale evitando frasi lunghe e complicate che devono continuare a rileggere. Scrivi frasi chiare e dirette. Evita la punteggiatura non necessaria che fa inciampare il lettore.

Non pianificare

Non importa quanto siano strette le scadenze, il tempo trascorso a pianificare non è mai tempo sprecato. La tentazione di iniziare a scrivere subito può essere forte, ma il risultato è spesso un documento lungo e confuso che può essere rapidamente scartato. Decidi quali informazioni sono essenziali, quali sono desiderabili e quali non sono necessarie. Quindi assegna le priorità in questo ordine.

Fare una cattiva impressione

Una buona introduzione attirerà l’attenzione del lettore. Una buona conclusione lascerà un impatto duraturo. Molte persone iniziano il loro documento dalla metà, promettendosi di scrivere l’introduzione più tardi. L’introduzione e la conclusione sono le parti più cruciali di qualsiasi documento: non ignorarle.

Scrivere troppo testo

Lo spazio bianco è essenziale; rende un documento più facile da leggere. Idealmente, un documento dovrebbe contenere il 50% di testo e il 50% di immagini o spazio bianco. Troppo testo, un cattiva scelta dei caratteri e delle dimensioni dei caratteri, come pure una spaziatura tra le righe insufficiente possono impedire al lettore di leggere il contenuto. Al pari del contenuto, il carattere e l’aspetto generale del documento dovrebbero rendere più facile la lettura. I font San Serif come l’Arial, ad esempio, semplificano la lettura.

Usare troppe abbreviazioni

Certe abbreviazioni e acronimi possono essere accettabili all’interno di un’azienda, ma non devi mai dare per scontato che qualcuno al di fuori possa capirli. La chiarezza e la spiegazione semplificano la lettura di un documento.

Essere vaghi

Non fare affermazioni del tipo: “è ampiamente risaputo che…”. Sono vaghe, non hanno impatto e possono essere male interpretate.

Ricorda…

Un documento scritto male può irritare colleghi e clienti; non entusiasma le persone; danneggia la reputazione di un’azienda; e potrebbe perfino fargli perdere delle opportunità.

Viceversa, un documento ben scritto è uno strumento fondamentale di business: dimostra esperienza e conoscenza; influenza il processo decisionale; aiuta a costruire una reputazione e a trovare nuove opportunità.

Le parole sono uno strumento potente. Un’idea o una soluzione innovativa sono inutili se non sai comunicare in modo efficace.

Scrivere bene è ancora importante, soprattutto quando si parla di business writing.

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