Saper scrivere bene è importante, anche se potrebbe non essere la prima cosa che viene in mente quando si pensa alle competenze richieste nelle risorse umane, invece è indispensabile.

Come professionista delle risorse umane, usi la scrittura ogni giorno: e-mail, offerte di lavoro, comunicazioni interne o esterne. E un testo inefficace o fuorviante riduce la produttività di tutte le parti coinvolte.

La scrittura è un insieme di abilità che chiunque può padroneggiare con un po’ di dedizione e pratica. Prima di vedere come migliorare queste abilità, iniziamo con il motivo per cui chi lavora nelle risorse umane deve saper scrivere bene.

Perché saper scrivere bene è importante per le risorse umane?

Il motivo principale, ovviamente, è che si tratta di un canale di comunicazione e una comunicazione chiara è senza dubbio una delle principali responsabilità delle risorse umane.

Ci sono altri fattori importanti da considerare:

• Una cattiva comunicazione scritta è dannosa. Uno studio ha rilevato che le scarse competenze in questo settore costano alle aziende 3,1 miliardi di dollari all’anno. Naturalmente, questo numero include tutti i dipendenti. Email o post poco chiari possono danneggiare la reputazione dell’azienda e portare alla perdita di clienti e fornitori. La comunicazione non verbale è una parte enorme del processo di lavoro, ogni giorno sono inviate 306 miliardi di email. E la comunicazione non verbale diventa ancora più essenziale con il crescente numero di lavoratori a distanza.

• Rende manifesta la professionalità propria o dell’azienda in cui si lavora. Niente scoraggia le persone più di un messaggio scritto male. Che sia difficile da leggere, mal formulato o contenga errori grammaticali, sembra sempre poco professionale. È inaccettabile presentare l’azienda o se stessi in questo modo.

• I testi ben scritti aumentano l’efficacia della comunicazione. Le e-mail e le relazioni devono essere chiare e andare dritte al punto. Altrimenti, potrebbero causare opportunità mancate e confusione.

• Saper scrivere bene è importante per un professionista delle risorse umane per avere possibilità di carriera. Se un professionista non riesce a descrivere bene il proprio lavoro o la politica interna dell’azienda è improbabile che abbia delle buone opportunità di fare carriera.  

Come padroneggiare la scrittura aziendale?

L’obiettivo principale di una comunicazione efficace è trasmettere un messaggio che il lettore comprenda chiaramente.

Dovrebbe essere persuasivo e basato sui fatti.

Ecco una guida su come raggiungere questo obiettivo e aumentare le capacità di scrittura.

• La revisione

Prima di tutto, devi capire i punti deboli dei tuoi testi. Non esiste un test delle abilità di scrittura migliore di una revisione dei post e delle e-mail creati in precedenza. Leggili attentamente e presta attenzione a:

•Chiarezza del messaggio principale.
•Struttura e impaginazione del testo.
•Grammatica e stile.
•Formulazione.
•Tono.

Tieni presente il destinatario del documento e valuta la leggibilità del testo. Crea un elenco dei punti deboli, che si tratti di struttura o grammatica: queste sono le abilità su cui devi lavorare di più.

• Il messaggio principale

Qualsiasi comunicazione ha uno scopo. Quando lavori su un documento o una lettera, devi iniziare con il messaggio principale. Cos’è che stai per dire? Devi essere diretto e semplice.

Costruisci una struttura attorno ad esso. Inoltre, mettilo all’inizio poiché il punto più importante deve venire prima. Le persone non leggono fino alla fine i documenti o le relazioni.

• Il lettore

Il passaggio successivo consiste nell’adattare il testo in base al pubblico.

Dopotutto, si tratta di consegnare un messaggio a una determinata persona o squadra. Significa che devi scriverlo per loro.

Molti professionisti commettono l’errore di cercare di impressionare il lettore con la complessità della scrittura o con termini particolari.

Ma se il pubblico non riesce a capire il messaggio, è improbabile che ne rimanga colpito.

• L’ordine logico

Un’altra abilità essenziale è avere un flusso di comunicazione forte e persuasivo. La comunicazione aziendale non si basa sulle emozioni ma sui fatti e sulle argomentazioni. Puoi creare un piano prima di iniziare a scrivere, ti aiuterà a rimanere fedele al punto.

Inizia con il messaggio principale e poi sviluppalo con informazioni obiettive e corrette. La cosa buona è che i documenti, le relazioni e le lettere tradizionali hanno una struttura consolidata. Non esitare a utilizzare dei modelli esistenti per pianificare il testo.

Un ottimo modo per mantenere il flusso logico è dedicare un paragrafo ad un solo punto o argomento. Non mescolare tutto, perché potrebbe confondere i lettori.

Statisticamente, il 26% dei dipendenti ritiene che la posta elettronica sia un killer della produttività.

È facile capire perché. Molte catene di posta elettronica diventano troppo complicate, ci sono poche opportunità di individuare i dati necessari e tutto appare confuso.

Lo stesso principio si applica ai testi relativi al lavoro. Assicurati di avere sempre un piano su cosa e come scrivere.

• Le informazioni corrette

Un errore fattuale nel testo diminuisce la validità dell’intero messaggio.

La comunicazione aziendale non può basarsi su emozioni e opinioni.

Costruisci argomentazioni basate su fatti, numeri o statistiche. È più persuasivo e professionale.

• Un linguaggio semplice e chiaro

Diverse parole d’ordine non aggiungono alcun valore al testo.

Le conosci perché tutti le usano. Sono parole come “innovativo”, “dinamico”, “agile” o “virale”. Se non significano nulla nel contesto, abbandonale.

Prima di tutto, le parole d’ordine sono fastidiose e spesso servono solamente a riempire un testo. E una buona scrittura non ha bisogno di riempitivi.

In secondo luogo, mancano di originalità.

Un’altra parte del linguaggio semplice è attenersi a parole brevi.

Usa la voce attiva invece di quella passiva. I verbi attivi offrono testi più completi e diretti.

Evita gli avverbi. Spesso non aggiungono alcun significato al testo. Sono perfetti per la narrativa e alcuni altri tipi di scrittura. Ma hanno poco a che fare con la scrittura aziendale.

• Il layout

Traduci il flusso logico in una struttura facile da seguire.

È estremamente difficile leggere un pezzo lungo che non sia scomposto strutturalmente.

Usa elenchi puntati e paragrafi brevi. I paragrafi dovrebbero essere composti da 3-4 frasi. Un elenco è molto più facile da seguire e leggere.

È importante utilizzare i sottotitoli H2 e H3 per suddividere il testo in parti logiche. Nelle e-mail presta attenzione all’oggetto

Puoi persino creare modelli in Word per rendere il processo più veloce.

Utilizza le linee guida di formattazione dell’azienda per impostare il testo di intestazione. Questo fa risparmiare tempo e riduce le possibilità di perdere informazioni importanti.

• Un tono professionale e colloquiale

La comunicazione scritta non deve essere complessa. Naturalmente, un rapporto lavorativo è formale per sua stessa natura, ma quando si tratta di lettere ai dipendenti o di testi sulle politiche interne, il tono può essere colloquiale.

È molto più amichevole per il lettore e aiuta a capire meglio il testo.

Nessun dipendente vuole leggere un testo sulla office etiquette che sembra un incomprensibile e contorto documento legale.

• L’ortografia e la grammatica

Tutti commettono errori, è normale. Nessuno nasce scrittore; è un’abilità che si acquisisce con la pratica.

Un semplice errore di ortografia potrebbe non essere un grosso problema, ma se si tratta di una proposta a un potenziale cliente o di una lettera a un fornitore, è meglio rivedere più volte un documento.

Il modo migliore per ridurre eventuali imperfezioni è modificare tutto con attenzione. Potresti anche chiedere a un collega di rileggerlo; avere una revisione da parte di un’altra persona è sempre un vantaggio.

Prendi l’abitudine di controllare ogni documento prima di postarlo o spedirlo.

Se noti che alcuni errori grammaticali si verificano regolarmente, è tempo di rivedere le regole. Puoi anche fare degli esercizi pratici per memorizzare il modo corretto di scrivere.

Conclusione

Una consolidata abilità nella scrittura aziendale è parte delle competenze richieste nell’ambito delle risorse umane, in quanto è una dei principali canali di comunicazione. Si scrivono e-mail, relazioni e tantissimi altri tipi di documenti.

Tutti questi testi contribuiscono alla produttività dell’azienda. Più chiaro è il messaggio, più facile sarà implementarlo.

Padroneggiare le capacità di scrittura è fondamentale per essere un eccellente professionista delle risorse umane. Aiuta a migliorare le prestazioni sul lavoro e a raggiungere nuovi obiettivi di carriera.

Saper scrivere bene è importante e non è una capacità innata. Fortunatamente, si tratta di pratica, attenzione ai dettagli e motivazione per migliorare.

Lavoro da molti anni con aziende e professionisti di ogni settore nella scrittura di documenti aziendali, se vuoi avere maggiori dettagli o ricevere gratuitamente un preventivo, contattami (link alla pagina contatti) e riceverai a breve tutte le informazioni richieste.