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Scrivere un’email: consigli e errori da evitare per comunicare con efficacia

Scrivere un’email, che tu sia un giovane professionista o un manager esperto, è un aspetto fondamentale della comunicazione d'impresa. Scrivere bene è importante, ma spesso si tratta di una lotta quotidiana con la grammatica e con le sottigliezze della parola scritta. Questo è particolarmente vero se si devono motivare persone molto occupate o se si tratta di un soggetto potenzialmente suscettibile.

 

Per scrivere un’email è necessario sapere due cose: gli errori comuni da evitare e le strategie per comunicare con efficacia.

 

Ma procediamo con ordine.

scrivere un'email

 

Anatomia di una buona email

 

Ogni email ha la stessa struttura di base: riga oggetto, saluto, corpo del messaggio, e chiusura. Ma come per ogni forma di comunicazione scritta professionale, c'è un modo giusto per farlo e standard che devono essere seguiti.

Ecco cosa è necessario sapere per scrivere una email:

 

  1. L’oggetto

 

L'oggetto potrebbe essere la parte più importante della posta elettronica, anche se è spesso trascurato in favore del corpo del messaggio. Se stai stabilendo un rapporto professionale, il soggetto può invogliare la persona ad aprire il messaggio e creare un'aspettativa. Un oggetto generico può dissuadere il lettore e far cestinare l’email.

 

  1. L’apertura

 

Nella maggior parte dei messaggi di posta elettronica, ti consiglio di includere un rapido saluto per riconoscere il lettore prima di immergerti nel messaggio principale.

L'eccezione: quando si spedisce una catena di email a stretti collaboratori, spesso diventa più naturale far cadere il dispositivo di apertura (così come la chiusura). Anche se inizialmente può sembrare un passo falso, segnala un rapporto più professionale.

 

  1. Il corpo dell’email

 

Il corpo di un’email è il cuore del messaggio, e deve avere uno scopo chiaro e specifico, come ad esempio ottenere un feedback su una presentazione o organizzare un incontro con un nuovo cliente. Dovrebbe anche essere conciso. In questo modo, le persone saranno più inclini a leggerlo, invece di fare una scrematura e rischiare di perdere informazioni critiche.

Per le email che richiedono più lunghezza e dettaglio, cerca comunque di tenerle sempre il più brevi possibile. Nessuno vuole ricevere un romanzo. Mantieniti fra tre, quattro o cinque righe di testo.

 

  1. La chiusura

 

Proprio come si desidera partire con il piede giusto con un saluto, si vuole anche finire bene. Ti consiglio di scegliere una formula di chiusura che sia autentica e adattarla al rapporto con il ricevente per garantire un adeguato livello di professionalità.

 

Gli errori più comuni (e cosa fare invece)

 

Scrivere un’email è un'opportunità di crescita professionale, ma c'è anche la possibilità fare delle figuracce.

Ecco alcuni errori da evitare:

 

  1. Troppo lunga e/o poco chiara

 

Vuoi leggere una email lunga 1.000 parole? Probabilmente no. La maggior parte delle persone non legge le email troppo lunghe. E se aggiungi frasi o messaggi contorti, avrai ancora meno probabilità di ottenere una risposta soddisfacente. O qualsiasi risposta.

Cosa fare invece: mantieni l’email concisa e concentrati sulla questione. Poi concludi con un invito all'azione, una richiesta di risposta, e metti in chiaro che sei aperto alle domande e ad un follow-up (se questo è il caso).

 

  1. Essere troppo informale (o formale)

 

A seconda delle circostanze, essere eccessivamente informale è spesso visto come un errore, ma anche un linguaggio troppo rigido può essere dannoso per il tuo messaggio.

Cosa fare invece: per un perfetto equilibrio tra formale e informale, la chiave sta nel rapporto tra te e il destinatario.

 

Fai attenzione alle nuove relazioni. L'uso intelligente di emoticon nelle email può aiutare a essere più comprensibile. Allo stesso tempo, un sacco di gente lo leggerà come poco professionale, così fino a quando non hai stabilito un rapporto di confidenza, presta attenzione a come le utilizzi.

 

  1. I cliché

 

Alcuni aspetti della tua email possono avere delle formule fisse. Dopo tutto, la maggior parte delle email ha la stessa struttura di base, e ci sono frasi che si possono utilizzare per garantire più chiarezza. Ma se hai intenzione di ripetere le frasi, assicurati che abbiano un obiettivo chiaro.

 

Cosa fare invece: prova a leggere la bozza, soffermandoti sui cliché e sul tono. Chiediti: Se il tuo capo leggesse questa email, cosa ne penserebbe?

 

  1. Le ripetizioni

 

La gente spesso ripete le parole all'interno dello stesso paragrafo, due volte in due frasi, o semplicemente troppo vicine per passare inosservate. Anche se non è il peggiore degli errori, è un'altra cosa che può infastidire il ricevente.

 

Cosa fare invece: prova a leggere la bozza ad alta voce o falla leggere ad un collega prima di inviarla.

 

  1. Il linguaggio

 

Utilizzare frasi che suonano come qualcosa venuto fuori da un romanzo vittoriano non è la mossa migliore se si desidera connettersi con il lettore.

 

Cosa fare invece: è possibile ottenere un effetto più naturale fingendo che stai scrivendo a un amico o avere una conversazione con una conoscenza amichevole. Diciamolo chiaro: nessuno vuole leggere un testo universitario. Si vuole leggere un blog o un articolo o una conversazione reale. Si tratta di persone, non robot. Usa un linguaggio che suona come qualcosa che si potrebbe dire mentre si è seduti semplicemente in un caffè.

 

  1. L'abuso di punti esclamativi!

 

L'entusiasmo è grande. Ma in certi contesti, l'uso eccessivo di punti esclamativi può fare più male che bene. Ciò è particolarmente vero se si sta costruendo una nuova relazione o si contatta qualcuno al di fuori dell’azienda. L’email rappresenta la tua azienda quando utilizzi un indirizzo di posta elettronica aziendale.

Ma la gente ama i punti esclamativi, a cui molti si affidano per trasmettere un tono positivo.

 

Cosa fare invece: dopo aver scritto la bozza, fai una rapida ricerca dei punti esclamativi e stabilisci quali possono essere eliminati. Come regola generale, cerca di tenerne soltanto uno o due nelle email con i colleghi.

 

scrivere un'email

 

I passi successivi

 

  • Pensa positivo

 

L'invio di una email che è lontanamente negativa, o anche neutrale, può metterti in cattiva luce. E come con ogni comunicazione scritta, ci può essere spazio per essere fraintesi. In assenza di altre informazioni, l'interpretazione spesso è negativa. Quindi, presta molta attenzione.

 

  • Personalizza ogni interazione

 

Tu non vorresti ricevere una email che dice “Caro [cliente]”, o che fa riferimento al lavoro nelle pubbliche relazioni quando si è in realtà nelle vendite, perché sarebbe immediatamente chiaro che si tratta di un invio di massa, o non hanno fatto una ricerca adeguata per trovare il contatto giusto.

Allo stesso modo, si deve fare in modo che ogni email che si invia sia realizzata specificamente per il destinatario, e sia inviata alla persona giusta.

Quindi, anche se si può essere tentati di utilizzare dei modelli standard, è importante personalizzare e tenere a mente lo stile di comunicazione del destinatario prima di premere invio. Per fare questo, una rapida ricerca su Google o una sbirciatina a LinkedIn o Twitter del destinatario può fare miracoli.

Prima di inviare, prova a metterti nei panni del destinatario per un controllo del tono e del contenuto.

 

  • Fai un Follow-up in tempo utile

 

Se si invia una e-mail, è molto probabile che ci si aspetti una risposta tempestiva. Ma con la grande quantità di messaggi di posta elettronica che la maggior parte delle persone riceve ogni giorno, le cose possono finire per perdersi.

 

Come regola generale, non dovresti inviare una nuova mail prima di ventiquattro ore dall’invio dell’email iniziale.

In altre parole: non essere il tipo che invia una richiesta di follow-up dopo due ore dall'invio.

 

  • Facilita la lettura

 

La maggior parte dei messaggi inviati sarà probabilmente breve, garanzia per risposte rapide. Ma per le email più lunghe, la chiave è la leggibilità.

 

Utilizza caratteri in grassetto, punti elenco, frasi sottolineate, sezioni e paragrafi.

 

Ci sono un sacco di fattori da tenere a mente durante la composizione di una email, e c'è un ampio margine di errore.

Ma dopo tutto, non si tratta di perfezione. Si tratta di comunicazione efficace.

 

Per saperne di più

 

Luisa Carada, Scrivere un'email. Con voce sicura, limpida, tua, Zanichelli 2017, pp. 128.

 

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